随着需求的日益增长,在各项目管理的过程管控中出现类型众多的管理excel表格,往往一个表格需要多人更新,文件的更新一环扣一环,传统的邮件传递文件增加了沟通成本,容易造成文件更新不及时。云办公协助工具可以很好地解决协同办公,云办公的问题。一下为有道云协助工具的简单介绍,希望可以助力提高各位同事的办公效率。
1、有道云协作的安装及注册
(1)下载地址:有道云协助为有道笔记的一个子功能,该软件支持多终端使用,最常用的为PC端、WEB、MAC、IOS、Android。常用下载地址为:
l PC端下载地址为:https://note.youdao.com/download.html#win
l IOS(iphone)下载二维码为:
l 安卓下载二维码为:
l Web网址为:http://note.youdao.com/group(不用下载客户端,使用浏览器打开使用即可,推荐使用谷歌浏览器)
(2)安装及注册账号(可用微信登录)
2、有道云协作的功能简介
有道云主界面主要分为三部分
(1)项目群列表
可以根据不同项目创建不同群组,如基站建设,市场营销、综合管理可分别设置不同群组,避免资料混淆以及泄露。
(2)项目团队资料管理
资料主要存放空间,回收站文件可以查看误删文件
(3)资料更新记录,在此区域可以查看人员的更新记录,根据更新时间判断是否为最新文档,并且可以进行简单的IM沟通。
3、使用教程
(1) 项目组人员每人均需注册一个有道云协作账号,注册地址:https://zc.reg.163.com/regInitialized(由于有道云为网易旗下产品,所以注册的账号为网易邮箱,如已注册过网易邮箱可直接登录有道云)
(2) 创建项目群组(6个步骤)
(3) 邀请项目组其余人员进群(3个步骤)
4、具体功能介绍
Office类型的资料在云协作中得到了深度的支持,保存在协作群中的word、excel、ppt等,只要一个点击就可以在本地打开进行编辑,当这个文档关闭之后,被修改过的文档就会自动同步到协作群中,避免了每次修改都下载、找临时的地方存放、再上传这些繁琐的操作。
(1) EXCEL表格协同更新
如项目有一进度管控表格需要多人更新进度,将该表格上传在项目群中,此时全部成员均可以查看及编辑改excel表格(如有有特殊需求,及只允许部分人员查看不允许其更新,可在群成员处设置更新权限)。
更新excel表格注意事项:
1、由于excel软件的特性,暂时不能多人同时更新文件,每个时间节点只允许一个用户在线更新表格。
2、各用户EXCEL版本不一,容易造成表格乱码(即数字变为日期格式),解决办法如下:
第一步: 打开Excel,任意选中一单元格,单击鼠标右键,选择设置单元格格式。
第二步: 在数字自定义类型中,找到如图中前缀为[$-F400]的类型格式(或者类似的比如[$-F800]),点击删除。
第三步:保存,大功告成!
3、假如在更新表格的过程中,有另一位用户也在更新并且完成更新上传,软件会提示你更新的版本已经被删除,此时将保存为本地
(2) 多人同时更新表格
第一点介绍的为EXCEL格式表格,不支持多人同时更新。有道云协作可以创建一种可支持多个人可以在同一个时间对同一个表格实时进行编辑,称为协同表格。一目了然,非常清晰。但不足之处为其协同表格只支持部分excel功能,无筛选功能。创建方法如下:
(3) 团队实时通讯
当在桌面端对相关笔记进行了修改,或者作出评论之后,一条修改通知会在桌面端自动生成。正在外出的同伴,不在电脑旁,也可以在手机上收到这条通知,实时查看刚刚修改过的笔记内容。同样,在手机协作中的任何动态也会即时同步到PC端。而且,还可以@相应的负责人,团队成员间可以实时信息同步共享,快速作出反应。
(4) 云端办公
把资料存储在有道云协作空间中可以通过各种终端管理、编辑资料。即使外出也可以用手机、平板电脑等终端下载、发送、编辑文档。随时随地开展工作,不再需要随身带U盘、请求别人发送表格等。
1、有道云协作的安装及注册
(1)下载地址:有道云协助为有道笔记的一个子功能,该软件支持多终端使用,最常用的为PC端、WEB、MAC、IOS、Android。常用下载地址为:
l PC端下载地址为:https://note.youdao.com/download.html#win
l IOS(iphone)下载二维码为:
l 安卓下载二维码为:
l Web网址为:http://note.youdao.com/group(不用下载客户端,使用浏览器打开使用即可,推荐使用谷歌浏览器)
(2)安装及注册账号(可用微信登录)
2、有道云协作的功能简介
有道云主界面主要分为三部分
(1)项目群列表
可以根据不同项目创建不同群组,如基站建设,市场营销、综合管理可分别设置不同群组,避免资料混淆以及泄露。
(2)项目团队资料管理
资料主要存放空间,回收站文件可以查看误删文件
(3)资料更新记录,在此区域可以查看人员的更新记录,根据更新时间判断是否为最新文档,并且可以进行简单的IM沟通。
3、使用教程
(1) 项目组人员每人均需注册一个有道云协作账号,注册地址:https://zc.reg.163.com/regInitialized(由于有道云为网易旗下产品,所以注册的账号为网易邮箱,如已注册过网易邮箱可直接登录有道云)
(2) 创建项目群组(6个步骤)
(3) 邀请项目组其余人员进群(3个步骤)
4、具体功能介绍
Office类型的资料在云协作中得到了深度的支持,保存在协作群中的word、excel、ppt等,只要一个点击就可以在本地打开进行编辑,当这个文档关闭之后,被修改过的文档就会自动同步到协作群中,避免了每次修改都下载、找临时的地方存放、再上传这些繁琐的操作。
(1) EXCEL表格协同更新
如项目有一进度管控表格需要多人更新进度,将该表格上传在项目群中,此时全部成员均可以查看及编辑改excel表格(如有有特殊需求,及只允许部分人员查看不允许其更新,可在群成员处设置更新权限)。
更新excel表格注意事项:
1、由于excel软件的特性,暂时不能多人同时更新文件,每个时间节点只允许一个用户在线更新表格。
2、各用户EXCEL版本不一,容易造成表格乱码(即数字变为日期格式),解决办法如下:
第一步: 打开Excel,任意选中一单元格,单击鼠标右键,选择设置单元格格式。
第二步: 在数字自定义类型中,找到如图中前缀为[$-F400]的类型格式(或者类似的比如[$-F800]),点击删除。
第三步:保存,大功告成!
3、假如在更新表格的过程中,有另一位用户也在更新并且完成更新上传,软件会提示你更新的版本已经被删除,此时将保存为本地
(2) 多人同时更新表格
第一点介绍的为EXCEL格式表格,不支持多人同时更新。有道云协作可以创建一种可支持多个人可以在同一个时间对同一个表格实时进行编辑,称为协同表格。一目了然,非常清晰。但不足之处为其协同表格只支持部分excel功能,无筛选功能。创建方法如下:
(3) 团队实时通讯
当在桌面端对相关笔记进行了修改,或者作出评论之后,一条修改通知会在桌面端自动生成。正在外出的同伴,不在电脑旁,也可以在手机上收到这条通知,实时查看刚刚修改过的笔记内容。同样,在手机协作中的任何动态也会即时同步到PC端。而且,还可以@相应的负责人,团队成员间可以实时信息同步共享,快速作出反应。
(4) 云端办公
把资料存储在有道云协作空间中可以通过各种终端管理、编辑资料。即使外出也可以用手机、平板电脑等终端下载、发送、编辑文档。随时随地开展工作,不再需要随身带U盘、请求别人发送表格等。